El artículo 31 de las bases reguladoras del programa Kit Digital lo deja muy claro: son los agentes digitalizadores los responsables de la realización en tiempo y forma de la justificación administrativa de las subvenciones aprobadas a sus clientes. En dos fases, es decir, en dos momentos temporales distintos.

La “justificación administrativa” de una subvención no es cualquier cosa. Todo el capítulo IV de la Ley General de Subvenciones se dedica a explicar, en términos generales, la importancia de este acto. De hecho, una de las posibles causas de reintegro (art. 37, de la citada Ley) de una subvención aprobada es el “incumplimiento de la obligación de justificación o la justificación insuficiente…”.

“Causa de reintegro”, para los no habituados al lenguaje administrativo, significa que una subvención aprobada finalmente no se cobra.

En una subvención normal, en la que la empresa que realiza la inversión subvencionable es la que cobra la subvención, es la propia empresa solicitante (por la cuenta que le trae) la que se preocupa de llevar a cabo una justificación administrativa adecuada de la actividad objeto de subvención. Pero en el Kit Digital, la responsabilidad pasa al proveedor del servicio.

En otras palabras, el agente digitalizador no sólo debe preocuparse de dar un buen servicio técnico, sino que también debe dedicar tiempo a asegurarse de que sus clientes “tienen los papeles en regla” (estar al corriente de pago con las administraciones públicas, llevar una correcta contabilidad de la subvención, etc.): si el “trabajo técnico” está bien hecho, pero “los papeles no están en regla” entonces el agente no cobrará la subvención y habrá perdido el tiempo y el dinero.

Nuestro consejo es no dejar esta tarea para el final, para el momento de la justificación. Hay que monitorizar desde el minuto 1 la gestión de la subvención que está llevando a cabo el beneficiario. Es más, si es posible, se le debe pedir que no dé un paso administrativo sin el visto bueno del agente digitalizador. Nuestra experiencia nos dice que incluso PYMES grandes tienen muchas lagunas en la gestión administrativa de las subvenciones.

El tiempo invertido en la monitorización nos ahorrará pérdidas de subvenciones o simplemente tiempo extra empleado en subsanaciones.